Pehmeiksi kutsutut taidot ovat usein vaativaa ajattelutyötä
Palaverissa sovitaan uuden markkinointikonseptin suunnittelusta. Yksi osallistujista odottaa luovaa ideaa seuraavaan kampanjaan. Toinen ajattelee, että rakennetaan tunnistettava tapa tehdä markkinointia useiksi vuosiksi. Keskustelu jatkuu hetken, kunnes joku kysyy: ”Hetkinen, mitä me nyt tarkoitetaan konseptilla?”
Keskeytys voi tuntua turhalta. Kaikkihan tietävät, mitä konsepti tarkoittaa.
Mutta jos ihmiset lähtevät samasta palaverista toteuttamaan eri käsityksiä sovitusta työstä, pysähdys olisi ollut aika hyödyllinen.
Olen kirjoittanut viime aikoina siitä, miten tärkeää olisi tarkistaa yhdessä sanojen merkityksiä ja antaa toisille riittävästi kontekstia. Näitä taitoja kutsuttaisiin varmaankin vuorovaikutustaidoiksi. Ja vuorovaikutustaidot sijoitetaan tavallisesti pehmeiden taitojen joukkoon.
Minua tuo pehmeys on alkanut mietityttää. Jako pehmeisiin ja koviin taitoihin kuulostaa arvottavalta, ainakin tällaisessa insinööriajattelua arvostavassa maassa. Ikään kuin osaaminen olisi jotenkin höttöistä, kun sen kohteena on ihmisten välinen ymmärrys?
En itse ajattele, että pehmeä tarkoittaisi vähemmän tärkeää. Mutta väitän, että käytännössä pehmeiksi katsottuja taitoja pidetään helposti ”oikeaa” osaamista täydentävänä, ei-niin-välttämättömänä lisänä. Siksi haluaisin tehdä näkyväksi, mitä tällainen osaaminen sisältää ja miten se vaikuttaa työn tekemiseen.
Yhteisen ymmärryksen rakentaminen vaatii päättelyä
Kyky rakentaa yhteistä ymmärrystä alkaa kyvystä huomata, missä se rakoilee. Tuota rakoilua ei kuitenkaan pääse havainnoimaan suoraan. Useimmiten se pitää päätellä epäsuorasti ”aihetodisteista” eli siitä, miten kukin asioista puhuu.
Palataan esimerkkiin markkinointikonseptin suunnittelusta. Keskusteluun osallistuvat henkilöt A, B ja C.
Osallistuja C tekee keskustelun lomassa seuraavia havaintoja ja päätelmiä:
Havainto 1: Osallistuja A arvioi konseptin huomioarvoa tulossa olevassa kampanjassa. Osallistuja B arvioi konseptin kestävyyttä vuosien käytössä.
Havainto 2: B kysyy, mistä toteutukset tunnistaisi saman konseptin osiksi. A vastaa puhumalla yhtenäisestä värimaailmasta ja logon sijoittelusta.
Havainto 3: A ehdottaa, että konsepti valitaan muutaman mainosluonnoksen perusteella. B sanoo, ettei niiden perusteella vielä pysty arvioimaan konseptia. A vaikuttaa ihmettelevältä.
Hypoteesi: A ja B tarkoittavat konsepti-sanalla eri asioita.
Hypoteesin testaaminen: Osallistuja C kysyy: ”Mitä te tarkoitatte tässä konseptilla? Tämän kampanjan ideaa vai mallia, jota käytetään tulevissakin kampanjoissa?”
Tämä on kognitiivista työtä. Osallistujan C pitää vähintäänkin
- säilyttää eri puheenvuorojen sisältö mielessään
- verrata havaintoja toisiinsa
- tunnistaa niiden välinen jännite tai ristiriita
- haarukoida todennäköisyys, jolla jännite selittyy väärinymmärryksellä
- valita kysymys, joka auttaa tekemään jännitteen näkyväksi muillekin.
Ulospäin näkyy yksi tarkentava kysymys. Sen taustalla on suuri määrä päättelytyötä. Kaikki siitä ei välttämättä ole tietoista: ihminen saattaa huomata intuitiivisesti, että keskustelussa jokin ei täsmää, ja osata kokemuksensa perusteella kysyä oikeaa asiaa. Se, että päättely on automatisoitunut, ei kuitenkaan vähennä osaamisen arvoa.
Ymmärrys vaikuttaa työn laatuun ja tehokkuuteen
Yhteisen ymmärryksen arvoa voi tarkastella seuraamalla, mitä siitä käytännössä seuraa.
Jos konsepti tarkoittaa yhdelle kampanjan ideaa ja toiselle pitkäikäistä markkinoinnin mallia, myös käsitykset tarvittavasta työstä ovat erilaiset. Kun ero huomataan ajoissa, voidaan sovitella näkemykset yhteen: mitä ollaan tekemässä ja mitä lopputulokselta odotetaan.
Muuten joku voi tehdä sinänsä aivan pätevää työtä, joka ei kuitenkaan täytä muiden odotuksia. Eri odotukset tulevat näkyviin vasta, kun työtä arvioidaan sen jo edettyä tai pahimmassa tapauksessa valmistuttua. Yhteisen ymmärryksen puute näkyy silloin epäonnistumisena.
Ymmärtämisen varmistaminen vaikuttaa siis työn suuntaan, laatuun ja sujuvuuteen. Samalla se voi säästää selvittelyyn ja korjaamiseen kuluvaa aikaa. Kun asioita ei tarvitse jatkuvasti päätellä puuttuvien tietojen varassa, myös turha kuormitus vähenee. (Tässä auttaa erityisesti se, että jaamme toisillemme riittävästi kontekstia, taustatietoa, asioista joissa itse olemme syvemmällä kuin muut.)
Yhteinen ymmärrys ei tarkoita, että kaikesta tarvitsee olla samaa mieltä. Mutta tärkeää on, että ymmärretään täsmällisesti, mistä ylipäätään ollaan jotain mieltä. Jos se jää hämäräksi, moni asia on hitaampaa ja tahmeampaa kuin tarvitsisi olla.
Ehkäisty turha työ jää helposti näkymättömäksi
Tässä osaamisessa on arvon tunnistamisen ja arvostamisen kannalta hankala piirre. Sen vaikutus voi olla se, että jotakin ei tapahdu.
Tarkentavan kysymyksen viemä minuutti näkyy kaikille palaverissa oleville. Sen ansiosta tekemättä jäänyttä turhaa työtä ei nähdä. Kukaan ei pääse vertaamaan toteutunutta työpäivää siihen vaihtoehtoiseen työpäivään, jossa väärinkäsitys olisi jäänyt elämään.
Siksi tarkentaminen voi näyttää hidastelulta, vaikka se nopeuttaisi työn valmistumista. Samasta syystä selvän sotkun korjaaminen voi saada enemmän kiitosta kuin se, että joku huomasi epäselvyyden ennen kuin sotkua ehti syntyä.
Tämä ei tietenkään tarkoita, että jokaista sanaa pitäisi pysähtyä määrittelemään. Osaamiseen kuuluu myös olennaisuuden arvioiminen. Vaikuttaako mahdollinen tulkintaero siihen, mitä seuraavaksi tehdään? Kuinka kallista väärän oletuksen korjaaminen myöhemmin olisi? Milloin ymmärrys on riittävän yhteinen, jotta voidaan jatkaa?
Ymmärtämisen arvostus tulee kulttuurista
Yksittäinen ihminen voi olla taitava huomaamaan tulkintaeroja ja puuttuvia lähtötietoja. Hän voi silti jättää nostamatta niitä esiin.
Kysymisen kynnys kasvaa, jos
- ”mitä tarkoitat?” tulkitaan tyhmyydeksi
- ”mihin tämä liittyy?” tulkitaan huonoksi keskittymiseksi
- käsitteiden tarkentamista pidetään saivarteluna.
Ihminen saattaa huomata epäselvyyden mutta arvioida, ettei sen esiin nostaminen kannata. Silloin osaamista on, mutta yhteisö ei hyödy siitä.
Minusta organisaatioissa kannattaisi vahvistaa kulttuuria, jossa ymmärtämisen varmistamista pidetään osana ammattitaitoa. Kun tarkentamiseen suhtaudutaan luontevasti, epäselvyydet voidaan ottaa käsittelyyn ennen kuin ne alkavat ohjata tekemistä. Kun kontekstin antamista odotetaan kaikilta, sen selvittäminen ei jää aina kuulijoiden vastuulle.
Sinänsä tärkeää ei ole, nimitetäänkö tällaista taitoa pehmeäksi vai ei. Haluaisin kuitenkin, että seuraavan kerran, kun joku kysyy ”mitä me tällä tarkoitetaan”, tunnistettaisiin, mitä hän on tekemässä. Hän tekee lujuustarkastelua: kestääkö perusta, jolle yhteistä tekemistä ollaan rakentamassa.
Eikö se ole aika kova taito?